Die 7 größten Fehler beim RFI/RFP für Marketing-Software

RFI (Request for Information) und RFP (Request for Proposal) sind die formalen Instrumente der Softwareauswahl. In der Theorie bringen sie Struktur in eine komplexe Entscheidung. In der Praxis werden sie so häufig falsch eingesetzt, dass sie mehr schaden als nützen. Hier sind die sieben häufigsten Fehler, die ich in Projekten sehe.

Fehler 1: RFI und RFP verwechseln

Ein RFI dient der Marktexploration: Welche Anbieter gibt es? Was können sie grundsätzlich? Ein RFP kommt, wenn die Anforderungen klar sind und konkrete Angebote verglichen werden sollen. Wer ein RFP verschickt, ohne vorher ein RFI gemacht zu haben, vergleicht oft Äpfel mit Orangen, weil er die Marktstruktur nicht kennt.

Fehler 2: Anforderungen aus der Demo ableiten

Der häufigste Fehler: Erst Demo, dann Kriterien. Die Vendor-Demo begeistert das Team, die Kriterien werden anschließend so formuliert, dass das gezeigte Tool gewinnt. Das Ergebnis ist eine Scheinauswahl, kein echter Vergleich. Anforderungen gehören vor die erste Demo, nicht danach.

Fehler 3: Compliance nach dem Kauf prüfen

DSGVO-Konformität, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenspeicherort, Sub-Verarbeiter-Liste. Diese Punkte werden erschreckend oft erst nach der Kaufentscheidung gecheckt. Das führt entweder zu einer Nicht-Nutzung des bereits bezahlten Tools oder zu einem rechtlichen Risiko, das lange unentdeckt bleibt.

Fehler 4: Total Cost of Ownership ignorieren

Die Lizenz ist der kleinste Teil der Gesamtkosten. Was fehlt in den meisten RFP-Kalkulationen:

• Implementierungs- und Integrationskosten (oft 2-4x der Jahreslizenzkost)
• Migrationskosten von der alten Lösung
• Schulungsaufwand für das Team
• Laufende Administrationskosten
• Exit-Kosten, wenn man in 3 Jahren wechseln möchte

Fehler 5: Falsche Stakeholder einbeziehen

Marketing-Software wird von Marketing gekauft und von IT betrieben und von Sales genutzt. Wenn einer dieser Stakeholder im Auswahlprozess fehlt, gibt es spätestens bei der Implementierung Gegenwind. Besonders häufig: IT wird erst einbezogen, wenn die Kaufentscheidung gefallen ist.

Fehler 6: Zu viele Anbieter zu lange im Prozess

Ein RFP mit 12 Anbietern, der drei Monate dauert, ist ineffizient und frustrierend für alle Beteiligten. Best Practice: RFI für Marktexploration (bis 30 Anbieter, oberflächlich), dann Longlist (10-15), dann Shortlist (3-5) für den echten RFP-Vergleich. Jede Phase mit klaren K.O.-Kriterien.

Fehler 7: Vendor-Referenzen falsch interpretieren

Vendoren stellen für Referenzgespräche ihre besten Kunden zur Verfügung. Das ist keine repräsentative Stichprobe. Hilfreicher: G2, OMR Reviews oder Capterra für ungefiltertes Feedback. Und gezielt nach gescheiterten Projekten oder Migrationen suchen, denn die Fehler der anderen sind die wertvollsten Lernquellen.

Was stattdessen funktioniert

Eine strukturierte Evaluation in drei Phasen: (1) Anforderungs-Workshop ohne Vendor-Kontakt, (2) Marktrecherche mit gewichtetem Kriterienkatalog, (3) Kurz-Demos nur mit der Shortlist. Das dauert mit externer Unterstützung 5 Werktage statt 3 Monate und endet mit einer evidenzbasierten Entscheidung statt einem Bauchgefühl.

Weiterführend: Tool Scout (7.900 EUR, 5 Werktage) und DSGVO-Checkliste für Marketing-Software.